Obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés en 2018

Dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale, tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse, devront s’équiper d’un logiciel de caisse certifié et sécurisé à compter du 1er janvier 2018.

Loi simplifiée : la certification ne concerne que les logiciels et les systèmes de caisse

Le dispositif visait au départ les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. Puis il a été décidé, le 15 juin 2017, de simplifier le dispositif en le recentrant seulement aux logiciels et systèmes de caisse. Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion, caisse), seules les fonctions de caisse enregistreuse, et non la totalité du logiciel, devront être certifiées.

Les non assujettis à la TVA (auto-entrepreneurs et micro-entreprises), les opérations entre les professionnels (B to B), ou tout professionnel qui effectue des opérations exemptées de TVA, ne sont pas concernés par la mesure.

Pourquoi des logiciels de caisse certifiés ?

Cette mesure a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA. En effet, jusqu’à présent, il était possible sur certains logiciels et systèmes de caisse, de modifier des encaissements afin de dissimuler les recettes. Ceci évitait aux commerçants concernés de payer la TVA relative à ces encaissements.

Une nouvelle réglementation concernant les logiciels de caisse en vigueur en 2018

Est-ce obligatoire d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé ?

Il n’est pas obligatoire de se procurer un logiciel ou système de caisse. Cependant, si le professionnel assujetti à la TVA décide de disposer d’un logiciel comprenant des fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients particuliers, il est concerné par cette mesure. Il devra donc s’équiper à compter du 1er janvier 2018, d’un logiciel sécurisé et certifié.

Les logiciels de caisse conformes 

La loi impose l’utilisation d’un logiciel qui devra respecter 4 conditions :

  • Inaltérabilité: Le logiciel doit enregistrer toutes les opérations d’encaissement, les conserver, et enregistrer toute correction ou annulation de ces données.
  • Sécurisation: Le logiciel doit sécuriser les données d’origine et permettre leur restitution dans l’état de leur enregistrement d’origine à l’Administration Fiscale.
  • Conservation: Pour les logiciels de caisse, une clôture annuelle ou par exercice doit être prévue. Les systèmes de caisse doivent prévoir, une clôture journalière, mensuelle et annuelle ou par exercice. Le logiciel ou système de caisse doit conserver les données pendant six ans.
  • Archivage des données: le logiciel ou système de caisse doit permettre d’archiver les données. Elles doivent pouvoir être lues par l’Administration fiscale ou même en cas de changement de système.

Le contrôle de conformité

  • Contrôle : A partir du 1er janvier 2018, la conformité du logiciel pourra être vérifiée de manière inopinée, pour vérifier la détention de l’attestation ou du certificat pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse.
  • Attestation : Les professionnels assujettis à la TVA, doivent pouvoir justifier que le logiciel est bien certifié et sécurisé, soit par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, soit par un certificat NF 525 délivré par un organisme accrédité. Ils ont un délai de 30 jours après avoir reçu le procès-verbal pour communiquer le justificatif. Il faut un justificatif par logiciel.
  • Sanctions : les professionnels assujettis à la TVA qui ne se seront pas équipés d’un logiciel ou d’un système de caisse conforme, ou qui ne sont pas en mesure de fournir une attestation ou un certificat, encourent une amende de 7 500€. Ils sont dans l’obligation de régulariser leur situation sous 60 jours. Passé ce délai, ils encourent une nouvelle amende de 7500€ par logiciel ou système non certifié reconductible jusqu’à la conformité.

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